När en anställd lägger en beställning via butiken hamnar det som en produktförfrågan som behöver hanteras. Administratörer kan se och hantera alla förfrågningar, och inköpsansvariga kan se förfrågningar från de anställda som de ansvarar för. Du kan läsa mer om attestationshantering i artikeln om attesteringsansvarig. Du har även möjlighet att aktivera automatiskt godkännande av förfrågningar, du kan läsa mer om automatiska godkännanden här.
Denna artikel innehåller följande rubriker:
- Såhär hanterar du förfrågningar
- Att godkänna en förfrågan
- Att neka en förfrågan
- Automatiskt godkännande av förfrågningar
Såhär hanterar du förfrågningar
Som administratör eller attesteringsansvarig kan du se att en produktförfrågan har kommit in genom att förfrågan dyker upp på din startsida i Velory eller om du går till Asset management och sedan Förfrågningar, där så ser du alla ohanterade förfrågningar som behöver hanteras.
Varje eftermiddag skickas det ett mejl till de som hanterar förfrågningar, admins eller attesteringsansvarig, med en sammanställning på förfrågningar som ligger ohanterade.
Om du klickar på Hantera på en förfrågan har du möjlighet att dels se mer information samt aktivt välja om den anställdes förfrågan ska godkännas eller nekas.
Att godkänna en förfrågan
Om du väljer att godkänna förfrågan kommer ordern att skickas vidare till distributören för orderbearbetning.
Att neka en förfrågan
Om du väljer att neka en förfrågan får du möjligheten att lämna ett meddelande till personen som lagt förfrågan. När du bestämt dig för ett meddelande och sparat så kommer ett e-postmeddelande som inkluderar ditt meddelande att skickas så att dina anställda alltid vet direkt att en förfrågan blivit nekad och vad anledningen av detta var. En ny beställning måste göras av den anställde om den aktuella begäran avvisades.
Automatiskt godkännande av förfrågningar
Som administratör kan du förenkla processen för att hantera förfrågningar från anställda genom att aktivera funktionen automatiskt godkännande av förfrågningar. Med den inställningen aktiverad kan du ställa in en "inom budget"-gräns för automatiskt godkännande av förfrågningar, vilket innebär att om en förfrågan överskrider budget kommer den att behöva godkännande från en attesteringsansvarig. Alternativt kan du välja "obegränsad", vilket innebär att alla förfrågningar kommer att godkännas automatiskt.
Så här aktiverar du automatiskt godkännande av förfrågningar:
- Gå till din profil i navigeringsmenyn och klicka på Inställningar.
- I sektionen Företag klickar du på Budget & attestering.
- Skrolla ner till sektionen Automatiskt godkännande av förfrågningar, aktivera funktionen och välj om du önskar “Obegränsad” eller “Inom budget” gräns.
- Klicka på Uppdatera längst ner på sidan när du är klar med dina val.
Beroende på dina företagsinställningar angående utgående e-postmeddelanden kommer aviseringsmejl om godkända eller avvisade förfrågningar att skickas till administratörer samt anställda efter att en förfrågan har hanterats automatiskt.
Om en begäran inte automatiskt godkänns kommer ett e-postmeddelande att skickas till attesteringsansvarig eller administratören för att informera om att förfrågan inte kunde automatiskt godkännas på grund av ett fel. Om du går till sidan för förfrågan kan du se händelseloggen med detaljerad information om varför förfrågan inte godkändes automatiskt och du kan vidta åtgärder. Som attesteringsansvarig eller administratör kan du sedan manuellt godkänna eller avvisa beställningen.