Som en administratör i Velory kan du enkelt importera data in till Velory genom att använda dig av import funktionen.
Denna artikel inkluderar följande rubriker:
- Så här fungerar import funktionen
- Förklaring av kolumnerna i mallen
- Redigera och spara informationen korrekt
- Felsökning av problem
Så här fungerar import funktionen
-
Gå till din profil i navigeringsmenyn, klicka på Inställningar och sedan på Importera.
- Ladda ner importmall och redigera den med Microsoft Excel, Google Sheets, Open Office eller ett annat kalkylarksprogram.
- Läs förklaringarna om de olika kolumnerna för mer information. Om du anger både anställd och enhetsinformation på samma rad kommer enheten att tilldelas medarbetaren vid import. Du kan också välja att endast ange personal- eller enhetsinformation på varje rad.
- Om en anställd har mer än en enhet som du vill importera lägger du till en enhet per rad. Den anställdes e-postadress ska läggas till på var och en av dessa rader för att enheten ska kopplas korrekt.
- När du har fyllt i dokumentet med den information du vill importera är det viktigt att du sparar filen med korrekt kodningsformat så att specialtecken importeras korrekt. Läs mer under rubriken Redigera och spara informationen korrekt.
- Välj filen och tryck på Ladda upp. När du ser en grön icon framför filnamnet vet du att uppladdningen är klar och lyckad.
- Om du ser en röd ikon istället är uppladdningen misslyckad. Klicka på pilen till vänster för att expandera vyn för att se vad det är som måste uppdateras innan du kan ladda upp filen igen.
- När importen är klar kan du gå till Asset Management för att se den importerade datan.
- Om du behöver göra uppdateringar i datan, läs denna artikel för vidare information.
Förklaring av kolumnerna i mallen
| Column | Type | Description | Example | Required |
| user_role | user | Decides the role of the user. Possible options: admin, purchase_manager or employee. If left blank it will by default add the user as an employee, the user role can be changed later. | employee | |
| first_name | user | The first name of the user. | John | When adding a user this field is required. |
| last_name | user | The last name of the user. | Doe | When adding a user this field is required. |
| user | The email of the user. This is used as the user identifier, so future imports with the same value will update the user rather than create new users. | john@ex.com | When adding a user this field is required. | |
| date_of_birth | user | The date of birth of the user, specified using the YYYY-MM-DD format. | 1980-01-17 | |
| phone_number | user | The phone number of the user. | 123456789 | |
| address | user | The street address of the user. | 1 Home Street | |
| postal_code | user | The postal code of the user’s address. | 12345 | |
| city | user | The city of the user’s address. | Stockholm | |
| country | user | The country code of the user’s address, specified using the ISO-3166-2 format | SE (the country code for Sweden) | |
| start-date | user | The start date of the user. If left blank it will be the date when the import was originally made. | 2022-03-07 | |
| location_id | user | Found in the URL of the location when you go in to edit location view in settings. | 51855cc1-70b5-46a2-a401-8182764527af | |
| team_name | user | The team's name where the user of this row should be added. The team must be created prior to importing. | Team 1 | |
| employee_number | user | The employee number of the user. | 1234 | |
| cost_centre | user | The cost centre of the user. | Accounting | |
| job_title | user | The job title of the user. | Accountant | |
| budget_id | user | Found in the URL of the budget view in Asset management. If a default budget is set for your company and this field is left blank all employees will be assigned to the default budget. | 59fabfbd-a8be-4897-bbf2-96b04c70630a | |
| send_invitation | user | It will send an onboarding email to the newly added user. Possible options: yes or blank. | yes | |
| last_employment_date | user | The last day of employment if user is leaving, specified using the YYYY-MM-DD format. | 2024-07-20 | |
| skip_offboarding_email | user | No offboarding email will be sent to the leaving user. Possible options: yes or blank. | yes | |
| device_id | device | Found in the URL of the hardware view in Asset management. Required when updating an existing device or lease data. Must be empty when adding a new device. | cf6f1a2f-d409-46d7-a1a0-5bdf7027ee4b | |
| device_name | device | The name of the device. | MacBook 13” 256GB Silver | When adding a device this field is required. |
| device_image_url | device | The URL of the device image. Must be in .png, .jpg, .jpeg or .gif format. | ||
| category | device | The category of the device. This is used in association with budgets and can be blank or one of the listed valid categories. | computers | |
| serial_number | device | The serial number of the device. This is used as a device identifier, so future imports with the same value will update the device rather than create new devices. | 123456789 | |
| imei | device | The IMEI of the device. This is used as a device identifier, so future imports with the same value will update the device rather than create new devices. | 987654321 | |
| payment_interval | device | The type of payment option, Possible options: one-off or leasing. If left blank it will by default add the device as one-off. | leasing | |
| leasing_provider | device | The name of the leasing provider for this device. Can be blank or one of the listed valid leasing providers. | DLL | |
| leasing_contract_number | device | The contract number for this device. | ABC123 | |
| contract_type | device | The number of leasing months for this device. We only accept: 12, 24, 36, 48, 60 months. | 36 | When adding a device with payment_interval: leasing this field is required. |
| leasing_start_date | device | The leasing start date, specified using YYYY-MM-DD format. It should be aligned with the purchased_at and expires_at. | 2022-01-10 | When adding a device with payment_interval: leasing this field is required. |
| monthly_cost/cost | device | The price per month for the leased device. | 500 | |
| purchased_at | device | The date when the device was purchased, specified using the YYYY-MM-DD format. | 2022-01-01 | When adding a device this field is required. |
| renewal_date | device | The date when the device should be renewed/upgraded for the user. Specified using the YYYY-MM-DD format. | 2025-01-10 | When adding a device this field is required. |
| payor | device | The payor value of the device. This value can be company for devices which are paid by the company, employee for devices which are paid by the employee, or left blank which will use your company’s default payor settings. | company |
When adding a device this field is required if the company uses budgets. If budgets are not used, then this is not required and it will by default set the company as payor. |
| distributor_name | device | The name of the distributor from where the device was purchased from. | Dustin | |
| distributor_order_id | device | The Order ID from the distributor for this device. | 123 | |
| notes | device | The notes which will be visible to both employees and admins. | This computer was in storage. | |
| manager_notes | device | The notes which will be visible only to admins. | This computer will be sold for X amount of SEK. | |
| available_for_buyout* | device | It will decide if the device is available for buyout or not. Possible options: yes or no. | yes | |
| buyout_price* | device | Decides the buyout price for a device. The value is added with numbers, no currency added. | 5000 | If you have automatic buyout price calculation enabled, you can leave this field blank. However, make sure the device has a matched category for which automatic calculation is enabled. |
* Available for buyout and Buyout price functionality are currently in betaversion, available for selected companies only. If you don't see these features, they will be released to all companies soon.
Redigera och spara informationen korrekt
Det är viktigt att importera data med rätt kodningsformat så att specialtecken importeras korrekt. Beroende på din kalkylarksapplikation, följ instruktionerna nedan:
Google Sheets:
- Öppna Google Drive och skapa ett nytt Google-kalkylark.
- Ange eller importera informationen till dokumentet.
- När du är klar med dokumentet klicka på Arkiv > Ladda ner > Kommaavgränsade värden (.csv) för att filen ska sparas på korrekt sätt.
Microsoft Excel:
- Öppna Excel och skapa ett nytt Excel-kalkylblad.
- Ange eller importera informationen till dokumentet.
- När du är klar med dokumentet klicka på Arkiv > Spara som. Döp till vilket namn du önskar och välj att spara i formatet CSV UTF-8 (kommaavgränsad) (.csv).
MacOS Numbers:
- Öppna Numbers och skapa ett nytt Numbers-kalkylblad.
- Ange eller importera informationen till dokumentet.
- När du är klar med dokumentet klicka på Arkiv > Exportera till > CSV... för att filen ska sparas på korrekt sätt.
Observera, om du redan har importerat information som har feltolkade tecken, kan du ladda upp en ny fil med rätt format enligt instruktionerna ovan för att åtgärda teckenfelen.
Felsökning av problem
| Validerar kategorivärde |
Måste fyllas i med en av våra giltiga kategorierna. Om du lämnar kategorikolumnen tom kommer den som standard till "annat". Det måste skrivas exakt som det står i listan. |
| Validerar unikt SN/IMEI-värde | SN/IMEI ska vara unikt inom företaget. Om det finns flera enheter med samma SN/IMEI ska rätt enhet behålla SN/IMEI och dubblettenheterna ska uppdateras till olika värden eller tas bort. |
| Flera rader | Om det finns flera rader med samma e-postadress (t.ex. om en anställd har flera enheter) men olika värden för andra informationsfält, kommer det att vara den sista radens värden som används. |
| Tomma värden |
Skriver inte över information som lagts till om värden lämnas tomma. T.ex. om du har en befintlig användare med adressinformation, och du importerar dem utan adressinformation i CSV:en, kommer den befintliga adressinformationen att finnas kvar, den tas inte bort. |
| Validerar betalare för leasingavtalsinformation | När leasingavtalsinformation läggs till krävs betalare. Om betalaren är inställd på att vara en anställd måste e-postadressen för den användaren läggas till på samma rad. |
| Konverteringsproblem | Ibland kanske data inte visas korrekt när de öppnas i Excel, till exempel IMEI-nummer eller vissa bokstäver i namn. Detta händer på grund av kodningsformatet som Excel använder. Om du istället visar filen i Numbers eller Google Sheets bör uppgifterna visas korrekt. |