När en anställning upphör kan man enkelt hantera hårdvaran som är kopplad till den avslutande medarbetaren genom en strukturerad offboardprocess i Velory. Du kan starta en offboarding för användare på två olika sätt: antingen genom att uppdatera varje användare manuellt på deras profilsida eller genom att göra en bulk uppdatering av flera användare med en CSV-fil.

Den här artikeln innehåller följande rubriker:

• Så här avslutar du en anställning
  • Med CSV fil
  • Manuell uppdatering 

Så här avslutar du en anställning

Med CSV fil

1. Gå till din profil i navigeringsmenyn i den högra hörnan. Klicka på Inställningar och gå sedan till Import & export.
   
   
2. Ladda ner CSV-filen genom att klicka på knappen Tom fil. I CSV-filen har du två kolumner kopplade till offboarding, kolumnen "last_employment_date" och "skip_offboarding_email". Här lägger du helt enkelt till datumet för den senaste anställningsdagen för den användare som du vill påbörja offboardingen för och fattar beslutet om du vill att offboard mailet ska skickas eller inte. Ett exempel hur ett sådan mejl kan se ut:
   
                                                  
   
   
3. Om den anställde har enheter tilldelad sig och du vill uppdatera deras alternativ kan du göra det i CSV-filen. Om enheten ska vara tillgänglig för att köpas ut kan du justera det i kolumnerna “available_for_buyout” och “buyout_price”. Om automatisk beräkning av utköpspris är aktiverat behöver du inte ange ett utköpspris manuellt. Priset kommer att beräknas baserat på den värderingsmodell som har satts för ditt företag.
   
   Om utköp för enheten är inaktiverat är det enda alternativet för enheten att återlämna den vid offboarding.
   
   
4. När filen är klar, importera den för att initiera offboard processen för de användare som ingår i filen. Du kan läsa mer om detaljerna om CSV-import i den här  artikeln.
   
   

Om enhetens status är något annat än Aktiv indikerar det att någon annan process redan har ägt rum (t.ex. status "Redo att återlämnas" indikerar att medarbetaren redan valt att återlämna enheten, status "Beställd" indikerar att ny enhet behandlas av återförsäljare). I det här fallet kommer offboarding inte att aktiveras för den specifika enheten.

Manuell uppdatering

1. Gå till Asset management i navigeringsmenyn, klicka på Anställda och leta upp  den anställde du vill påbörja offboarding för och gå in på profilen genom att klicka på namnet
   
   
2. Klicka på Information och sedan Starta offboarding.
   
   

3. Här ser du nu en överblick på alla enheter som tilldelats den här personen, och du behöver bestämma om huruvida den anställde ska kunna köpa ut enheten eller om den ska återlämnas senast den sista anställningsdagen.
   
   

4. För att göra ändringar på enheterna om de är aktiverade eller inaktiverade för utköp, klicka på Redigera inställningar. Detta tar dig till enhetens informationssida, där du kan aktivera eller inaktivera utköp och justera priset om det behövs.
   
   

Om utköp alternativet är inaktiverat kräver standardprocesser för offboarding att enheten återlämnas före den anställdes sista dag. Om medarbetaren inte vidtar någon åtgärd på sin enhet kommer flödet för återlämning automatiskt att väljas.

5. Du sätter sista anställningsdag och bestämmer om ett offboard mail skickas eller inte. Om du inte vill att e-postmeddelandet ska skickas, kryssa i rutan, och den anställde kommer inte att få några e-postmeddelanden förrän det är dags att returnera enheterna. Om mejl skickas, är detta ett exempel på hur ett sådant mejl ser ut:
   
                                                  
   
   
   Om den anställde har enheter tillgängliga för utköp rekommenderas det att skicka e-postmeddelandet för att ge den anställde tid att överväga tillgängliga alternativ och vidta nödvändiga åtgärder.
   
   
6. Om utköp alternativet är tillgängligt kan den anställde välja att köpa ut enheten, vilket initierar utköps flödet. Om den anställde bestämmer sig för att lämna tillbaka enheten kommer återlämning flödet att börja. Huvudskillnaden mellan offboarding-flödet och det vanliga enhetens livscykel flöde (initieras när en enhet närmar sig förnyelse datumet) är att under offboarding kommer den anställde inte att bli tillfrågad eller kunna göra en beställning på nya enheter från butiken.
   
   
7. När du har fyllt i formuläret klickar du på Starta Offboarding. Du har nu ställt in den anställdes sista dag, som syns på deras profilsida.
   
   
   
   
8. Den anställde kommer att kunna gå in på varje enhet och vidta åtgärder på de enheter som är tilldelade dem. Om båda alternativen (utköp och återlämna) är tillgängliga för enheten kommer medarbetaren att se båda alternativen.
   
   
   
   
9. När en anställd vidtar åtgärder på sina enheter kommer enhetens status att uppdateras i enlighet med detta. Om enheter som är markerade för återlämning inte lämnas åter förrän den sista anställningsdagen ändras enhetens status till "Ej återlämnad". Administratörer kan se alla enheter med denna status genom att använda relevanta filter i vyn Hårdvara. Utöver det kommer administratörer att få e-post påminnelser en gång i veckan om alla enheter som inte återlämnats för att kunna påminna om att enheter måste lämnas tillbaka.
   
   Enheter som valts för utköp kommer att ändra status till "Avregistrera" på den anställdes sista anställningsdag. Dessa enheter kommer att inkluderas i den veckovisa e-post påminnelser som innehåller alla enheter som är redo att avregistreras.

Vad händer den sista dagen? 

Klockan 17.00 (Stockholms tid) kommer användaren att förlora tillgång till Velory eftersom kontot kasseras. Potentiella enheter som har markerats för olika alternativ

• Återlämnade - enheter som inte har bekräftats som returnerade kommer att uppdateras till "ej returnerade" 
• Utköpta - enheter som inte har markerats som avregistrerade kommer att bli utan ägare och kommer fortfarande att vara tillgängliga att avregistrera. 

Om den offboardade användaren har rollen som inköpsansvarig och har användare under sitt ansvar kommer de att tas bort från den personen. 

När Directory Sync-integrering är tillgängligt

Om ditt företag använder Directory Sync, kommer en offbordad anställd i Velory inte att påverka deras status hos din Directory Sync-leverantör. Eventuella ändringar måste göras separat, däremot om en anställd tas bort från din Directory Sync-leverantör först, kommer de att tas bort från Velory. I sådana fall kommer enheten inte att uppdateras automatiskt för utköp. Det är nödvändigt att manuellt ta bort enheten från medarbetarens profil för att undvika att den förblir en enhet utan ägare.